No artigo anterior iniciamos o assunto “Planejamento Operacional” conceituando-o como a aplicação de uma série de rotinas administrativas para permitir ao empresário planejar sua operação.

 

Dando sequência a esse assunto, tratamos da primeira ferramenta citada no referido texto: o controle de custo variável. Ela ajuda a detectar problemas que estão ocorrendo dentro da em- presa, e oferece ao proprietário a chance de identificá-los e revertê-los. Aponta as quebras nos processos, responsáveis pelos resultados insatisfatórios de rentabilidade. Por exemplo, identifica desperdícios na produção, desvio de produtos ou dinheiro, preço de custo defasado ou compras mal planejadas.

 

O cálculo e gerenciamento do custo variável de- pende de duas modalidades do índice: o custo previsto e o custo realizado. O primeiro representa a composição do faturamento da empresa, e reflete a média dos mark-ups utilizados em cada departamento, projetando o índice previsto. Já o segundo, é encontrado por meio da apuração do estoque inicial e final do período analisado.

 

Efetuar o Controle de Custo Variável significa controlar os principais processos realizados dentro da empresa. Desde as compras e produção,

 

até processos administrativos, vendas na loja e distribuição para clientes externos.

 

Ao calcular a diferença entre os dois resultados, o que era esperado e o que de fato aconteceu, temos a Diferença de Custo Variável. Esse é o nú- mero que aponta as quebras no processo de produção, venda de produtos e movimentação dos recursos financeiros.

 

Custo Variável Previsto
O custo variável previsto representa a composição do faturamento da empresa, e reflete a média dos mark-ups utilizados em cada departamento, projetando o índice previsto.

 

Custo Variável Realizado
O custo variável realizado é a soma do Estoque Inicial, apurado pelo Inventário mais a Entrada de produtos, apurada pelo Diário Econômico*; debiando-se o Estoque Final, apurado pelo Inventá- rio do fim do período. Seu valor é definido a partir do cálculo:

 

Estoque Inicial + Entrada de produtos a preço de custo – Estoque Final = CMV Realizado

 

Diferença de Custo Variável
A porcentagem encontrada na diferença entre o custo variável previsto e o realizado é o número que determina o volume de falhas nos processos da empresa. Esse índice de inconformidade entre o esperado e o real aponta o que está sendo perdido em faturamento, ao longo do caminho.

 

Para analisar a diferença é importante considerar os seguintes valores:

 

Custo Variável Ideal
Para uma empresa com venda direta ao consumi- dor, deve ser de 28% a 30%, na produção própria. Para produtos de revenda, é ideal um custo variável de 68% a 70%. Já para empresas que trabalham por atacado, o ideal deve ser de 45% para produção própria. Portanto, a diferença considerada aceitável entre o previsto e o realizado é de até 2% da Venda Bruta para Revenda, e no máxi- mo 3% da Venda Bruta para Produção Própria.

 

Da mesma forma, em relação ao faturamento to- tal, a diferença entre o previsto e realizado não pode ultrapassar 2%. Entende-se como fatura- mento total a soma dos produtos de revenda e da produção. Quando há desequilíbrio nos resulta- dos obtidos, o custo variável pode ser:

 

Acima do previsto:

Significa que o consumo de matéria-prima e as perdas serão maiores do que o planejado. Esse resultado pode indicar:

 

•                    Mark-ups inferiores ao definido para o departamento.

•                    Desperdícios na produção.

•                    Desvio de produtos.

•                    Preço do custo da receita defasado.

•                    Desvio de dinheiro.

•                    Compras mal planejadas e realizadas.

•                    Margens mínimas do departamento ou produto não correspondentes ao previsto.

•                    Falhas excessivas nos processos administrativos e de produção.

•                    Desvios por parte dos clientes.

•                    Produtos vencidos não reembolsados, entre outros.

 

Muito abaixo do previsto:

Não é considerado normal, devido ao custo de matéria-prima e das perdas. Se ocorrer, pode significar que o empresário está vendendo pro- dutos a preços muito altos, acima do indicado.

 

 

Uma das causas seria um mark-up superior ao definido para o departamento. Outros motivos podem ser eventuais erros de lançamento no sistema, a apuração incorreta dos dados, ou ainda uma bonificação de produtos não contabiliza- da, entre outras possíveis falhas.

 

A diferença de custo variável pode ter origem em diversos processos desenvolvidos dentro do negócio. Em geral, é possível analisar os seguintes problemas:

 

Na produção própria:

Os erros que mais influenciam diferenças de cus- to variável são as sobras, perdas e desvios que se fazem presentes na ausência de controles do processo de compras e de produção, entre outras falhas.

 

Nos produtos de revenda:

Os processos que influenciam as diferenças do custo variável nos produtos de revenda estão ligados aos mark-ups, ao processo de recebi- mento das compras, aos possíveis desvios, vencimento de produtos, entre outros erros.

 

Como resolver essa diferença?

A solução para a diferença de custo variável aci- ma ou abaixo do esperado está no controle dos processos que ocorrem diariamente na empresa. Ao acompanhar os resultados, é possível identi- ficar erros e implementar soluções.

 

Sabe-se que entre as quebras mais comuns que geram diferença entre o previsto e realizado, segundo pesquisas, estão:

•                    45% nos desvios de funcionários.

•                    20% nos desvios de fornecedores.

•                    20% nos desvios de clientes.

•                    15% nos erros administrativos.

 

Produção Própria
É necessário implantar controles internos para acompanhar todos os processos, a fim de minimizar as perdas e os prejuízos que irão afetar o custo variável e ideal. Os erros na área de produção própria são compreendidos principalmente pela diferença entre a receita do produto e o que é produzido pelos profissionais.

 

Entram também erros nos processos, como queima de produtos ou manipulação inadequada, insumos vencidos, desvios de matéria-prima e produtos.

 

O processo de compras é um dos mais sensíveis dentro da produção da empresa. É preciso gerenciar a aquisição da matéria-prima, observando e controlando as datas de validade e formas de armazenamento, regularmente. Também é essencial estar ciente do que comprar, quando e quanto comprar. Essas medidas são necessárias para evitar perdas.

 

Outro processo que pede atenção  redobrada  é a pré-pesagem. O setor tem grande interferência na supervisão de desperdícios. Ao assumir o controle sobre essa área, dever ser possível perceber quando há perda de matéria-prima, sobras ou desvios de produtos.

 

Produtos de Revenda
No setor de revenda (tal qual no setor de produção), o mais importante para garantir o custo variável ideal é confirmar se o mark-up está calculado corretamente. É preciso rever os mark-ups praticados nos produtos, e sempre checar se houve aumento no preço de produtos por parte dos fornecedores que não foram contabilizados pela empresa.

 

Além disso, controlar o recebimento das compras e monitorar corretamente o estoque, tanto inicial quanto final, é importante para evitar desvios de mercadoria. O acompanhamento dos processos pode identificar quebras relacionados às mercadorias na loja, por exemplo: furtos, acerto incorreto ou desvios de dinheiro do caixa, e armazena- mento incorreto dos produtos dentro do estoque e/ou na loja. Veja a seguir um exemplo de planilha para controle do custo variável.

 

 

Planilha de Controle de Custo Variável
 

Detalhamento da Planilha

 

1-  Custo de Aquisição = Valor de compra do pro- duto junto ao fornecedor;

 

2-   Mark-up = Percentual sobre o valor do produto adquirido, que é pré-determinado para cada pro- duto levando em consideração sua rotatividade, as perdas, o preço de venda, a concorrência e o preço de mercado;

 

3-    Venda Prevista = determinada pela soma entre o custo do produto e o markup.

Venda = custo de compra + mark-up

 

4-    Participação = referente à quantidade de venda de cada departamento e/ou produto (em porcentagem) em relação à venda total.

 

Participação é a venda de cada departamento e/ ou produto dividido pela Venda Total

 

5-  Lucro Bruto = Diferença entre a venda obtida e o custo do produto.

Lucro Bruto = Venda – Custo de Aquisição

 

6-    Margem de Contribuição = É a relação entre o lucro bruto de cada departamento pelo lucro total.

Margem de Contribuição

=

Lucro Bruto por Departamento X 100 Lucro Total

 

7-   CV = Custo Variável.

 

CV ($) = Estoque Inicial ($) + Entradas de produ- tos a preço de custo no período ($) – Estoque Fi- nal ($)

 

CV% = CV ($)

Faturamento total ($)

Implantando controles de custo variável
Para criar as condições necessárias para a apuração dos resultados de custo variável dentro da empresa, é preciso adequar a equipe e os processos a uma nova rotina. A conferência sistemática dos resultados requer atenção e assiduidade.

 

Para garantir melhores resultados é indicada a criação do Grupo de Aperfeiçoamento de Pro- cessos (GAP). Uma equipe de pessoas treinadas e bem preparadas para acompanhar os proces- sos existentes na empresa, atentas a que sejam realizados da melhor forma possível.

 

Ao implantar o GAP e os novos controles de proces- so, é importante seguir as seguintes orientações:

•                    Avalie a situação atual da empresa, e defina as

 

metas e os principais focos do trabalho.

•                    Vá a campo, e identifique os pontos mais frá- geis de todo o processo. Verifique como tudo ocorre, da entrada à saída de produtos. Anali- se o controle atual: como ele é realizado, sua periodicidade, quem são os responsáveis e se ele é eficiente no controle de perdas e que- bras.

•                    Planeje suas ações: qual setor está mais críti- co? O que deve ser realizado primeiro? Quais controles devem ser alterados? Quem deve ser responsabilizado e pelo quê? Como ana- lisar os resultados?

•                    Implante as novas ações: crie uma rotina de atividades, treine os funcionários envolvidos no GAP e delegue atividades.

•                    Estabeleça metas e avalie o trabalho da equipe p

Principais pontos sobre o Controle de Custo Variável

Em suma, a apuração do custo variável é uma informação extremamente relevante, pois permite comparar o orçamento da empresa através das margens dos produtos comercializados pela em- presa. A relação entre o custo variável previsto e o realizado determina o índice de falhas operacionais, que ocasionam perdas e prejuízo.

 

Acompanhar esse indicador rotineiramente faz com que a empresa possa orientar seus gestores na busca de maior eficiência operacional, reduzindo falhas, perdas, desvios. Obtém-se, assim, maior assertividade e eficiência no acompanhamento do desempenho da empresa.

 

Artigo técnico 2 – Controle de Custos Variaveis – PDF